- Vous devez vous adapter à un nouveau contexte professionnel ? Une crise sanitaire vient modifier les codes et les méthodes de travail ?
- Vous vous interrogez sur les outils existants, leurs utilités ?
Outils Covid-19 : un certain nombre d’outils qui peuvent être utile et facile à mettre en place en télétravail.
Un état non exhaustif mais qui permet de voir plus clair.
- Edition de documents collaborative : pouvoir accéder à distance à des documents bureautiques, et d’y contribuer à plusieurs. Traitement de texte, tableur, diaporama, diagrammes… cela représente une grosse part d’activité. Des solutions sûres et faciles à déployer comme Google GSuite (gratuit dans une version de base), Dropbox (gratuit). Selon ce dont vous disposez comme logiciels dans votre entreprise, vous choisirez plus facilement l’un ou l’autre. GSuite est très complet, il permet de travailler rapidement avec n’importe qui. Dropbox s’intègre très bien avec Office, et il offre beaucoup de fonctions de partage et de stockage. Si vous n’avez aucun outil, il existe aussi Zoho qui propose une série d’outils gratuits.
- Partage de fichiers volumineux : si vous avez besoin de transférer de gros volumes de fichiers, utilisez Wetransfer ou Dropbox Transfer. Vous pourrez télécharger un fichier de plusieurs centaines de mega ou de quelques gigas, puis transmettre un lien de téléchargement à votre correspondant.
- Intranet / réseau social d’entreprise : dans le contexte que nous connaissons il est nécessaire de partager de l’information rapidement avec vos équipes, vos partenaires, vos clients, de transmettre des instructions ou de créer du lien. Des groupes de tchat ou WhatsApp permettent de partager des informations rapidement et intuitivement, même avec des personnes qui n’ont pas un équipement informatique sophistiqué. L’ application Signal, gratuite et disponible sur Android et iOS, permet de retrouver l’essentiel d’une messagerie, avec la possibilité de créer des discussions individuelles ou de groupe (appels audios ou vidéos). Pour les utilisateurs Microsoft, les applications Teams ou Yammer qui fonctionnent avec des news, des posts, interactions et partage de documents. Et pour les entreprises orientée nouvelle technologie, Slack est bien et gratuit dans la version de base : un grand tchat avec possibilité d’échanger des fichiers, avoir des conversations croisées.
- Visio conférence : Skype est une bonne solution à condition que votre interlocuteur dispose d’un compte Skype aussi. Sinon, Google Meet qui a l’avantage de ne pas avoir besoin que l’interlocuteur dispose d’un compte Google. Autre application, Zoom, essentiellement orientée pour les professionnels mais qui propose une version gratuite limitée à 40 minutes et à 100 personnes, que les particuliers peuvent utiliser.
L’interface est disponible en plusieurs langues dont le français et offre la possibilité de partager un certain nombre de documents (images, vidéos, etc.) avec les participants d’un groupe de discussion. Elle prend également en charge certains services de stockage dans le cloud pour le partage de données.
Microsoft Teams qu’il s’agisse de conversations, d’appels ou de vidéos, tous les utilisateurs peuvent participer en même temps, ce qui permet d’approcher tout le monde. La collaboration est simplifiée.
- La Gestion de projet : personnellement je recommande Trello car il est le couteau suisse de la gestion de projet et l’assignation de tâches en groupe. Autre avantage, c’est assez fluide et simple d’utilisation.
- La Gestion du temps : si vous avez besoin que vous ou vos équipes mesurent le temps passé sur différentes tâches, il existe des outils dédiés comme des modules dans Trello qui permettent de chronométrer le temps passé.
- Le collaboratif sur des projets web ou de la création ou encore dans le cadre d’atelier : les outils tels que Miro ou Xmind ou Mindomo, permettent de réaliser des cartographies (mindmap) à la fois synthétique, complexe, ludique, et très imagée.
